Mandatenregister

Uitleg

Mandaten zijn in basis al zo oud als automatisch incasso's. Voorheen werden dit vaak incassocontracten genoemd. De eerdere incasso contracten waren in basis vormvrij en kende weinig eisen. Binnen het Sepa tijdperk zijn de mandaten aan striktere regels gebonden en zitten er een aantal kenmerken in welke eenduidig (elektronisch) vastgelegd moeten worden.

Wat zijn mandaten?
De mandaten zijn een schriftelijke goedkeuring dat een bedrijf geld van je bankrekening mag halen. Door het tekenen van dit document wordt eenduidig (tot wederopzegging) toestemming gegeven om eenmalig of doorlopend geld te incasseren.

De mandaten zijn noodzakelijk om te kunnen incasseren. Dit wordt binnen Sepa gedaan door een zogenaamd PAIN bestand. In dit bestand wordt naast de IncassantID (het unieke kenmerk van een bedrijf dat incasseert) ook het mandaatkenmerk vastgelegd. In basis mag het kenmerk op een willekeurige (elektronische) vorm worden vastgelegd. Echter de praktijk blijkt dat het vastleggen van de gegevens welke op het mandaat staan het beste vastgelegd kunnen worden in een database. Door het vastleggen van de mandaten in een database kunnen de transactiegegevens welke betrekking hebben op het mandaat ook worden opgeslagen bij het mandaat.

Het grote probleem bij de manier van Incasseren is dat het aantal gegevens welke dienen te worden vastgelegd sterk aan elkaar gerelateerd en tijdafhankelijk zijn.

Incasso typen
Bij het incasseren zijn er drie vormen van incasso gedefinieerd:

  • Core-incasso, dit is de incasso vorm die het meest lijkt op de oude Nederlandse incasso. Deze vorm van incasso biedt de meeste zekerheid voor de geïncasseerde. Binnen 56 dagen na incasso mag er nog gestorneerd worden wanneer bijvoorbeeld de bestelde goederen niet geleverd zouden zijn. Uiteraard is dit voordeel ook een nadeel voor de incassant. Hij heeft immers pas na 56 dagen zekerheid dat het geld ook echt op zijn rekening blijft staan.
  • b2b-incasso, deze incasso wordt maar door een select aantal banken ondersteund. Het is alleen mogelijk om te incasseren bij een ander bedrijf. Het grote voordeel van deze vorm van incasso is dat er geen storno termijn is voor de geïncasseerde nadat het geld is afgeschreven van zijn rekening (Wel tot de dag van incasso).
  • Cor1-incasso, de Nederlandse banken ondersteunen deze vorm van incasso niet. Deze vorm van incasso is ontwikkeld om te kunnen incasseren op de dag dat de goederen geleverd zijn.

Waarom zijn wij het mandaten registeren gestart?
Dit hebben we gedaan omdat we geen goede (onafhankelijke) tools konden vinden om mandaten goed op te maken. Verder vonden wij dat het opmaken van mandaten in basis volautomatisch gedaan zou moeten kunnen worden. Immers we incasseren middels een CLIEOP03 bestand al decennia en waarom zou het met de komst van Sepa waarbij PAIN bestanden aangemaakt moeten worden dit ineens zo complex moeten zijn.

De oplossing
Wij hebben de CLIEOP als uitgangspunt genomen om een mandaat op te stellen. Het voordeel is dat hier in basis alle gegevens al gestructureerd in vermeld staan. Er hoeven alleen maar wat extra gegevens aan toegevoegd te worden welke bij Sepa verplicht zijn geworden. Één van de problemen die opgelost diende te worden, was het probleem van de conversies van de BBAN (het oude bankrekeningnummer) naar het nieuwe IBAN. Dit hebben we gedaan in combinatie met onze zusterwebsite www.sepaservice.nl. De site Sepa Service is direct gerelateerd aan het Mandaten Register. Het grote verschil is dat op de Sepa Service website algemene hulpmiddelen beschikbaar worden gesteld en dat hier geen data wordt opgeslagen. Bij het Mandaten Register is dat wel het geval. Derhalve wordt uit veiligheidsoogpunt voor elke klant een losse database aangemaakt waarin de gegevens uiterst veilig voor u worden opgeslagen. Iedere nacht worden alle gegevens naar een tweede locatie verzonden zodat uw mandaten altijd veilig staan opgeborgen en 24x7 toegankelijk zijn.

Over mandatenregister.nl
Het mandaten register is een concept welk valt onder de verantwoordelijkheid van Intelly Concepts bv welke op haar beurt specifieke producten in de markt zet gebaseerd op het platform van Intelly www.intelly.nl. Het platform bevat een brede range aan bedrijfsondersteunende applicaties welke samen één homogeen  geheel vormen. Alle delen van het platform hebben als doel om de klanten te ontzorgen zodat deze zich bezig kunnen houden met hun kernactiviteiten.